Booking Board Bookly
Med Bookly kan du søge og finde hjælp til Booking Board systemet.
Bookly bliver løbende klogere og såfremt, at du ikke finder den hjælp du søger – er du velkommen til at benytte chat supporten.
Articles
Kom i gang
Som ny kunde hos Booking Board er denne kategori for dig!
Her vil de første trin du skal igennem, for at få et fuldt funktionelt system – hurtigst muligt – være beskrevet.
Husk at tage fat i os, hvis der er noget du ikke kan finde ud af!
Flyt til Booking Board
Hvis du allerede har et administrationssystem, så er dette følgende fremgangsmåde vi anvender, for at få dig og dine kunder flyttet over.
Dine kunder behøver ikke at gøre noget, for at deres betalinger kører videre!
Med din accept får vi et udtræk fra din nuværende leverandør.
Vær opmærksom på at du skal hjælpe os her og, at der kan være opsigelsesperiode.
Vi får skabt orden i din data og du godkender den data, som vi efterfølgende læser ind i Booking Board.
Du konverterer de medlemmer, som skal være ansatte og giver dem de roller, som matcher deres positioner.
Du opretter din holdplan og kobler dine ansatte på de rigtige ydelser. Du opretter dine nyheder, events, kampagner, produkter i shoppen og alt det andet du finder vigtigt.
Når du føler at alt er som det. skal være, sender vi invitation ud til alle dine medlemmer og ansatte omkring den nye app og platform, som de skal koble sig på.
Indløsningsaftale
Du skal være oprettet med en indløsningsaftale og dertilhørende forretningsnummer, for at kunne opkræve betalinger via betalingskort.
Følg vores simple guide her:
For at få et forretningsnummer skal du have oprettet en indløsningsaftale til online handel.
Vi anbefaler at du anvender NETS og tager kontakt til dem her
Husk! Hvis du vil gøre brug af løbende betalinger skal indløsningsaftalen indeholde abonnements-betalinger både på dankort og evt. internationale kort.
Når der bestilles indløsningsaftale, er det vigtigt at notere, om du både skal benytte online handel og løbende abonnementsopkrævninger eller kun én af disse.
Info: Vær opmærksom på, at der kan være yderligere udgifter ved de enkelte indløsere for brug af deres services.
Når indløsningsaftalen er oprettet
Når indløsningsaftalen er oprettet, bliver I tildelt et forretningsnummer fra NETS.
Dette forretningsnummer videresendes i til Booking Board, som vil sørge for den nødvendige opsætning.
Info: Herefter opsætter vi Billwerk til jer således at i kan komme i gang – Jeres online betalinger og kortbetalinger virker nu.
Krav fra NETS
For at blive godkendt stiller Nets nogle krav til din hjemmeside.
Sørg for at disse ting er synlige på din hjemmeside, for at sikre en gnidningsfri godkendelse – inden du kontakter NETS.
- Handels- og abonnementsbetingelser
- Sørg for at der er et menupunkt med disse på din hjemmeside
- Sørg for at der er et menupunkt med disse på din hjemmeside
- Abonnementsbetingelser på “dummy” salg
- Opsæt betingelser på det salg NETS skal teste i Booking Board systemet. Vi hjælper dig gerne!
- Opsæt betingelser på det salg NETS skal teste i Booking Board systemet. Vi hjælper dig gerne!
- Forudbetalingsdage i ansøgningen
- Når du ansøger vil NETS spørge hvor langt ude i fremtiden dine betalinger vil gælde for. Eks. 1 års betalinger, månedlig osv. De kan også spørge ind til din forventede årsomsætning. Derfor giver det mening at have disse ting klar til dem.
Dørintegration
Her kan du læse omkring vores dørintegration. Download PDF’en og sæt dig omhyggeligt ind i informationen.
Vi anbefaler at du benytter en låsesmed til at hjælpe dig med at installere dette – såfremt du ikke er teknisk anlagt på denne front.
Når du har installeret hardware på døren og oprettet forbindelse mellem Booking Board og systemet, så låser du og dine kunder døren op, som beskrevet under her.
Bemærk de kan ikke låse døren op hvis:
– Dit internet ikke er forbundet.
– Deres medlemskab ikke tillader døradgang.
– De ikke har givet app’en de tilladelser den kræver.
Download og læs dokumentationen længere oppe på siden, for svar på alle spørgsmål omkring installation og anvendelse af døren.
Opsæt Salgssiden
Din salgsside er der hvor dine kunder køber medlemskaber, klippekort, kampagner, booker prøvetræning og køber billetter til events.
Den vil hedde https://dit-centers-navn.bookingboard.io
Du kan vælge at linke direkte ind til det du vil sælge fra din hjemmeside – eller du kan vælge at give dine kunder det samlede overblik fra salgssiden.
Billeder til Salgssiden
Det bærende element på siden er jeres billeder. Ved at vælge flotte billeder, skaber i nemt en premium oplevelse på jeres salgsside. Salgssiden er naturligvis optimeret til mobilen, da 95% af jeres kunder vil se den der.
Cover foto:
Indsættes Centre -> 3 prikker -> Rediger. På denne side scrolles ned og det er muligt at vælge flere billeder, som salgssiden automatisk shuffler imellem.
Billeder til de enkelte medlemskaber, kampagner, drop-ins mm:
Disse indsættes ved at redigere det medlemskab, kampagne etc. du sælger og så uploade et billede til det.
Du kan også indsætte en “kort beskrivelse”, som derefter bliver synlig i kassen, som sender kunden ind til købet.
Løbende medlemskaber, Tidsbegrænsede medlemskaber, Drop-Ins:
Disse billeder shuffler automatisk imellem de billeder som er i kategorierne under der. Det vil sige at de indsættes, når de kobles på eks. Medlemskab, Vinter kampagne, Drop-ins osv.
Træning
Her kan du læse og lære om hvordan du håndtere: Overblik, Hold & Programmering
Oprettelse af hold
I Booking Board er det simpelt at oprette hold, samtidig med at du kan have uendelig mange typer af disse, unikke navne og unikke beskrivelser.
Start i denne rækkefølge:
🏋️♀️ Opret Hold typer
Her giver du et overordnet navn til denne type hold.
Det kan være Spinning, WOD, Push, Zumba, Boxing etc.
Hold typen siger noget om hvad det er for en type hold.
⚙️ Opret Planlægning
Her skemalægger du holdet således at den kalenderstruktur du ønsker på holdet matcher.
Det er også her du opsætter indstillingerne for holdet omkring bøder, aflysning, frigivning af træningsprogrammet eller om gæster er tilladt.
Eks. får WOD som titel her og holdet indsættes de dage hvor det afholdes på samme tidspunkt – Eks. 16:00 – 17:00
Afholdes holdet fast på andre tidspunkter, så skal det oprettes i en ny planlægning.
📆 Planlagte Hold
Her viser vi dig hvordan din kalender ser ud. Herfra kan du også nemt tilføje et ekstra hold eller aflyse et hold.
Rettelser du laver i denne visning dækker kun det ene hold og ikke fremtidig planlægning.
✅ Når du har oprettet hold mm. så er dette synligt og muligt at booke med det samme – afhængig af de tilladelser der er givet omkring booking ud i fremtiden ved dine egne indsatte indstillinger.
Nb.
👩🏻🏫 Programmering for holdene indsættes under programmering
Programmering af træning
Til dine hold kan du offentliggøre træninger. Det kan være forskellige typer som RFT (Rounds for time), EMOM, AMRAP mm.
Disse træninger er designet til holdtræning som kan vises i app’en og på jeres TV.
Typen af træningen i angiver, afgører hvordan medlemmet logger resulatet på træningen. Det er kun medlemmer som har deltaget på holdet som kan logge resultatet for træningen.
Ved at gå til Programmering -> Kalender kan du se den nuværende uge. Trykker du på én af dagene får du nedestående box frem:
Titlen på felterne er selvforklarende, men for at klarlægge lidt, så er det kun personer med rollen “Træner” som kan se det der indsættes i “Coaches Notes” feltet.
Den programmering du laver kan kobles på ligeså mange hold i løbet af den pågældende dag, ved at ✅ dem på drop down for hold.
Du indsætter fritekst i “Beskrivelse” til træningen eks.
21-15-9
Thruster’s
Pull-up’s
Ovenstående workout er RFT og vil give deltagerne muligheden for at logge tiden – efter at de har deltaget på holdet. Scroller du ned under beskrivelse feltet får du:
I disse felter kan du indsætte enkelte løft, som skal scores på vægt eks. Snatches
Du kan lave ligeså mange kombinationer af sektioner mellem work-outs og løft, som du vil.
I feltet for “Beskrivelse” kan du også indsætte billeder, video og links hvis du gerne vil foreberede dine medlemmer bedst muligt.
Management
Her finder du løsninger og forklaringer på emner under fanen “management” i dashboardet
Kalender synkronisering
Din app tillader at dine medlemmer og ansatte synkroniserer deres kalender med deres tilmeldte hold og events.
Dette aktiveres ved at åbne din app, gå til Indstillinger -> Synkroniser med kalender.
Kalender synkroniseringen understøttes kun på standard kalendere.
Det betyder at det er iCalender på iPhone og Google Calender på Android.
Skulle ovenstående metode ikke virke, kan det tyde på at nogle tilladelser ikke er givet till appen. Disse rettes under telefonens indstillinger for appen. Andre muligheder kan være at din foretrukne kalender på telefonen ikke er en standard kalender app.
Sørg altid for at kontrollere om dine medlemmer / ansatte har den nyeste version af appen.
Vi oplever at 1% af vores brugere fra tid til anden har udfordringer med kalender synkronisering pga. opdateringer og lignende. Til disse anbefaler vi, at de husker deres egne aftaler og kigger i deres centers app – her er overblikket meget simpelt.
QR Kode
Din QR kode er unik for dit center.
Den skal dine medlemmer bruge til at checke-in med således at de er fremmødt på hold & evt. Open Gym.
Dette er ikke nødvendigt hvis i integrere med vores dørsystem.
Låser de døren op er de automatisk fremmødte.
For at finde din QR-kode skal du gå til “Management” -> “Centre“. Der klikker du på de 3 prikker og vælger “Vis“, derefter vælger du “Adgang“.
Herfra kan du trykke “Download” hvorefter at du kan printe koden ud og evt. laminere den – inden du placerer den i dit center. Du kan sagtens have mere end 1 af disse oppe.
Nulstil adgangskode
Du kan nemt nulstille adgangskoden til en profil i systemet.
Start med at fremsøge 🔍 den profil det drejer sig om i dashboardet.
I toppen til højre på profilen finder du 3 prikker. Når du trykker der, så kan du vælge “Nulstil kodeord“.
Dette fremsender et nyt kodeord til vedkommende og samtidig vil koden være synlig for dig i en lille boks. Herefter er koden som er tilsendt også at finde på deres profil.
De kan via. appen ændre deres kodeord til noget de kan huske, efterfølgende.
Opret medlem/ansat
Du har fra dashboardet mulighed for at oprette medlemmer manuelt.
Denne procedure vil vi anbefale når det drejer sig om personer, som skal konverteres til ansatte.
Handler det om at oprette faktiske medlemmer, så send dem i stedet et link til der hvor de køber medlemskabet som passer til dem. Derved får de koblet deres betalingskort på – og arbejdsopgaven med at taste manuelt bliver ikke pålagt dig.
Fra dashboard fanen Medlemmer kan du i “Medlemskaber” eller “Medlemsliste” i øverste højre hjørne trykke på den blå kasse “+ Nyt Medlem“.
Herfra kan du manuelt oprette en bruger til dem i systemet.
Husk at gå til deres profil bagefter for at koble et abonnement på dem, eller at konvertere dem til ansatte.
Når du har oprettet medlemmet på den måde du ønsker det, kan du via. de 3 prikker i højre hjørne trykke “🔐 nulstil kodeord“. Derved får de tilsendt deres login oplysninger på mail.
Hvis et medlem bliver konverteret til ansat, så skal de logge ud og logge ind igen, for at ændringerne træder ordenligt i kraft.
Løn
For at gøre det muligt at køre løn igennem Booking Board, skal du starte med at oprette Lønsatser.
Det finder du under Management -> Ansatte -> Lønsatser.
Under “Eksternt ID” er det vigtigt at det matcher det ID lønsatsen har i det eksterne lønsystem.
Her efter vil du under Lønafregning finde alle de timer som er koblet på de enkelte medarbejdere.
Du indstiller selv perioden for den afregning du vil lave.
Når du sætter flueben ud for en medarjeder (eller flere), kommer der en blå kasse frem i toppen hvorfra du enten kan godkende eller eksportere afregningen.
Når du har godkendt så skal du eksportere filen og derefter læsen den ind i Danløn.
Login til medlem
Hver eneste gang du har med et medlem at gøre, som har fejl i sit login så start med at kontrollere:
- Har de nyeste version af app’en
- Har de dataforbindelse på deres telefon
Skulle det ske at et af dine medlemmer ikke kan logge på deres app – eller at de er blevet låst ude – så er det nemt for dig at hjælpe dem ind igen.
Der er meget stor sandsynlighed for, at de bare indtaster deres loginoplysninger forkert.
- Gå til deres profil og se, om de for nylig har fået tilsendt et password – ellers tilsend et password til dem. Dette oplåser dem også.
- Prøv på din egen telefon. Log ud af din egen app på telefonen og log ind med de oplysninger du kan se på deres profil (mail + password)
Virker ovenstående ikke, så tilsend dem et nyt password igen og prøv én gang til.
Når et medlem har glemt deres password, så kan de også nemt trykke “Glemt password” ved loginfeltet.
Vær opmærksom på at systemegenererede passwords kan indeholde store i, som ligner lille L og lignende.
Ved copy/paste kan brugere nemt komme til at kopiere mellemrum med, enten før eller efter passwordet.
Profilsiden
Alle brugere i dit system har en profil. Det er deres e-mail som er udgangspunktet for denne og det er nødvendigt for alle, at have en unik e-mail koblet på.
Konverter til ansat
Ansatte skal også have have en medlemsprofil. Denne konvertere man så til ansat, ved at trykke på de 3 prikker øverst til højre og vælge “Konverter til ansat”.
Standardrollen de får tilføjet er “Træner“. Den kan man så redigere fra deres nye profil, som ligger under “Ansatte” i menuen.
Medlemsprofil
Siden viser al data som er sendt til eller indeholdt på medlemmet.
På forsiden ser du alle mails som er sendt til medlemmet, hold de har tilmeldt/afmeldt/fremmødt og om de har åbnet døren.
Ved hjælp af menuen kommer du nemt til de punkter, som du ønsker at betjene eller tilgå på medlemmet.
Betaling
Her har du et simpelt overblik over betalinger og medlemskaber. Du finder medlemmets fakturaoversigt, du kan betjene deres medlemssaldo og du kan redigere, tilkoble eller opsige medlemskaber.
Træning
Her har du et samlet overblik over alle medlemmets træninger. Du kan se hvornår de har været til træning, hvornår de har booket sig på eller meldt sig af – deres overordnede adfærd ift. fremmøde mm.
Det er også her du finder et nemt overblik over de bøder der evt. er givet medlemmet.
Konti
Såfremt at medlemmet har underkonti tilkoblet deres profil så vil du kunne se dem her.
Helbred
Her ser du træningsresultater som medlemmet har logget igennem din app.
Dokumenter
Her ser du de dokumenter som er tilkoblet medlemmet. Du kan nemt uploade dokumenter til medlemmet og de kan således tilgå dem via. dokumenter i sandwich menuen i deres egen app. Vi understøtter PDF til dette og stiller ingen garantier for andre dokumenter du forsøger dig med.
Salg
Her kan du læse og lære om hvordan du håndtere: Overblik, Rabatkoder, Produkter, Quick Links, Events & Medlemskaber
Økonomi
Her kan du læse og lære om hvordan du håndtere: Overblik, Fakturaer & Bogføring
Faktura
Opret faktura
Her vil vi gennemgå Fakturaer som er, eller bliver oprettet i Booking Board.
Vær opmærksom på at Booking Board alene ikke er et regnskabsprogram ligesom E-conomics, Dinero etc.
Under Økonomi -> Faktura har du et nemt overblik over de betalinger, som er kørt i Booking Board.
Du kan også nemt oprette en faktura fra øverste højre hjørne.
Dette sender dig til en tom skabelon hvor du kan oprette en faktura, på produkter du allerede har oprettet (eller oprette produktet, for at koble det på fakturaen).
Du kan her fra sende fakturaen til en kunde, eller bogføre en kontantbetaling fra din reception, med “kasse”-profilen.
Der skal kobles en eksisterende kunde eller Kasse på fakturaer, da systemet ellers ikke kan gemme hvem/hvor købet er foretaget.
Med de selvforklarende drop-down menuer kan du angive hvilken status fakturaen skal oprettes med. Eksempelvis vil en faktura med status “Betalt” og betalingsmetode “Kontant” blive betragtet, af systemet som kontanter du har afregnet med din kunde og herefter bogfører i Booking Board.
Faktura funktioner
Når du åbner en faktura, har du nogle muligheder. Her tager vi udgangspunkt i en Forfalden faktura.
I toppen af fakturaen har du følgende ikoner. Hvis du kører musen over disse kan du se hvad de gør. For nemhed lister vi dem også her – i kronologisk rækkefølge: Profil, Print, Gensend (sender mail), Påmind (sender sms – koster sms takst), Send til inkasso og Slet.
I kassen for Historik kan du se flowet for forsøg på opkrævning.
D. 5.10.2024 bliver der sendt en mail omkring påmindelse på den manglende betaling. I hele perioden fra betalingen bliver oprettet og frem til dette, vil medlemmet blive gjort opmærksom på dette, i deres app også – ydermere kan de ikke låse døren op (kræver dørintegration) eller booke sig på hold.
Ovenstående er den automatiserede mail sendt D. 5.10.2024 til medlemmet. Du kan nemt rette denne via. Emailskabeloner og “Manglende betaling” skabelonen.
Statussen “Betaling Fejlede” betyder at systemet har forsøgt at trække pengene igen. Skulle medlemmet opdatere deres kort, kan du trykke “Genforsøg trækning” manuelt. Vælger i at afregne kontant eller lignende kan du trykke “Marker som betalt“.
Alle medlemmer får automatisk tilkoblet deres fakturaer på deres medlemsprofiler.
Fakturaen kan have færre funktioner hvis den er betalt eller opsagt.
Refundering
Ønsker du at refundere et beløb fra en faktura, så trykker du på de 3 prikker til venstre for fakturalinjen med beløbet i.
Her efter vil du se følgende kasse hvor fra du kan vælge det beløb du vil refundere.
Fra du refundere til kunden og til de faktisk modtager pengene, afhænger af NETS, Clearhaus eller lignende. Ofte vil det tage max. 10 dage.
Denne process har intet med Booking Board at gøre.
Kommunikation
Her kan du læse og lære om hvordan du håndtere: Chat, Nyheder, Nyhedsbreve, Notifikationer & Emailskabeloner
Chat
BETA TEST ER LIVE NU! 🤩👍
Med Chat modulet i Booking Board, kan du kommunikere med alle dine medlemmer!
Se eksempel i videoen her:
Det er muligt at lave grupper, dele filer, billeder og sende emojis.
Beskederne kommer frem som notifikationer hos modtageren – såfremt at notifikationer er slået til på modtagerens telefon.
Start en chat:
Søg medlemmets navn frem i modtager feltet
Hvis medlemmet starter chatten, så vil deres navn stå på den lodrette liste og de kan se dig/dit center når du har åbnet chatten.
Ansatte med rollen Support eller Ejer kan tilgå chatten.
Så snart en ansat har taget chatten vil det kun være den person, som følger med i chatten.
Ønsker du flere ansatte i den samme chat, tilføjer du dem som deltagere.
Ønsker du at tilføje flere deltagere til chatten, så tryk på 
Derefter kan du under “tilpas chat” vælge Skift chatnavn – denne feature er anvendelig til at skabe gruppe forløb eller grupper i det hele taget.
Chat modulet tillader deling af billeder og filer på op til 30 mb.
Disse billeder/filer kan kun ses af deltagerne i den enkelte chat.
For nuværende kan disse filer kun tilføjes fra appen og ikke indsættes fra dashboardet.
E-Mail Skabelon
Sådan her opretter du en e-mail skabelon:
Du trækker elementer som du vil benytte ind i skabelonen.
Du kan benytte “Placeholders” til at indsætte modtagerens data.
Du kan vedhæfte filer til de enkelte mails.
Husk at koble din skabelon på den givende service bagefter. Eks. “Drop In” skal kobles sammen med “Drop In” skabelonen du har lavet under selve medlemskabet.
E-Mail til kunder
Booking Board systemet kan både automatisk og “on demand” sende mails til dine medlemmer. Det kunne være automatiske sign-up mails eller nyhedsbreve du selv manuelt har tastet ind.
På et medlemsprofil kan du se hvilke mails som der er sendt til dem. Der vil 99% af gangene været et grønt Leveret i højre hjørne af denne mail.
Skulle dit medlem til trods for dette ikke have modtaget din mail, så kan det skyldes:
1) Den er endt i spam/uønsket
2) Deres mailserver har redirigeret den andre steder hen.
Uanset hvad så kan Booking Board ikke løse denne problematik, da den er opstået hos modtageren og ikke hos os, som er afsenderen. Heldigvis kommer 99% af vores mails frem.
System
Her kan du læse og lære om hvordan du håndtere dine indstillinger